オフィス移転マニュアル

移転に関する業務や作業は、多くの企業の場合、普段の通常業務と違いイレギュラーに発生する業務です。

そのため、「どのように移転を進めたらいいだろうか?」「移転に伴う必要な手続きは何か?」など悩まれることも多いかと思います。移転の作業項目は多岐に渡るため、久しぶりの移転や初めて移転業務の担当者になられた方は、なおさら戸惑われることもあるかと思います。

弊社では、お客様のお役に少しでも立てればと「オフィス移転マニュアル」をご用意させていただきました。このマニュアルをご活用いただいて移転を少しでもスムーズに進めていただければ幸いに思います。
また、移転に関するご相談などございましたらお気軽にご連絡ください。専門のスタッフが対応させていただきます。

~6ヵ月前にやること

移転計画の立案 新オフィスの選定

01.移転計画の立案

移転目的の明確化

オフィス移転の発生原因や動機などから、「移転して得たいものは何か」という移転の目的を明確にすることが大切です。目的が曖昧だと計画にブレが生じて、移転後に得たいものが満足に得られていなかったり、予想以上のコスト高になったりなど色々な問題が発生する可能性があります。

<移転目的例> 業務拡張・新規設立・業務効率の向上・機密管理の向上・営業利便性の向上・環境の改善・イメージ戦略・リクルート対策・コスト削減など

移転先の条件設定

移転目的を達成するために、移転先のオフィスの条件を設定します。どの項目に重点を置くのか、また「必要な項目」と「できれば欲しい項目」とに分けて優先順位をつけることなどが現実的なオフィス探しでは大切になってきます。

予算計画

<初期費用>
○ 新オフィスの預託金
○ 新オフィスの内装費用・新規購入の什器備品などの費用
○ 引越し費用・OA機器や電話の移設費用
○ 会社案内などの印刷物の費用
○ 現入居ビルの原状回復費用や解約に伴う償却・違約金などの費用
○ 現入居ビルの預託金の返還金額

<ランニングコスト>
○ 賃料
○ 共益費
○ 光熱費・室内清掃代などの諸費用
○ 通勤交通費
○ 営業交通費

移転スケジュール作成

各項目ごとに期限や時間配分を決め、余裕をもってスムーズに移転ができるスケジュールを立てることが大切です。

  • 面積の大きな移転や人数の多い移転の場合は、調整点や作業量が多いため6ヶ月以上前から移転計画の立案をすることが大切です。また、プロジェクトチームの編成やプロのスタッフに依頼することで、スムーズに移転が進められます。

現オフィスの解約内容確認

現在入居中のオフィスの解約内容を賃貸借契約書などで確認します

新オフィス選定の開始

オフィス市場の把握

現在のオフィス市場を把握して、移転計画で立てた「移転先の条件設定」の妥当性の検証を行います。場合によっては、「移転先の条件」を見直す必要性が出てくることもあります。

オフィス物件情報の収集

幅広く、密度の濃い物件情報を収集するために信頼のおける賃貸オフィス専門の仲介会社に依頼するのが効率良く情報収集するための得策です。仲介会社に「移転先の条件設定」の内容やその理由などを詳細に伝えることで、より希望に合う物件の情報が収集できます。

オフィス物件の見学

使用勝手・室内環境・設備面・セキュリティ・グレード・ビルの使用時間・管理状況・周辺環境・金融機関や飲食店及び商店などの分布・交通機関の利便性などの確認を現地で行います。また、複数の物件を見学することで比較検討ができて、間違いのないオフィス選びができるかと思います。

5ヵ月前にやること

移転計画の立案 新オフィスの選定 契約 オフィスプランニング

01.候補物件の条件面の調整

条件面の調整

契約内容などの確認

※ 条件面などの折り合いがつけば契約したい場合は入居申込書を提出します。

候補物件のレイアウト作成

候補物件に対してレイアウトを組み、使用勝手やスペースが十分かなどを確認します

  • 平面図・天井伏図・電気系統図の図面をもらいます。必要に応じて内装業者が現地調査を行うケースもあります。

什器備品や内装費用の試算

  • リアライズでは無料レイアウトサービスもご用意しております。

移転先の設備などの打合せ

電気容量・電話回線数・空調システム・光ファイバーなど必要とする設備が移転先のオフィスできちんと対応できるのか確認します

  • 工事内容によっては貸主より業者の指定がありますので、その確認もします。

移転先オフィスの契約

事前に重要事項説明書の説明を受け、契約内容を再確認することが大切です

契約書の調印

預託金など金銭のお支払い

契約時、必要書類の提出

  • 契約に先立って手付金を納めるケースもありますが、契約の不履行など不測の事態が発生したときのことを考えると手付金は極力避けて、取り決めごとがはっきりしている契約の形を取ることをお勧めします。

解約予告の手続き

解約予告書を現入居ビルの貸主に提出

  • 書面で提出することが大切です。

4~3ヵ月前にやること

契約 オフィスプランニング 移転の準備

レイアウトの決定と発注

内容の細部をつめてレイアウトを決定します

  • 現状のオフィスの問題点を踏まえて数年先までの増員計画や組織変更、情報化などを考慮し、機能的で働きやすいオフィス環境を作ることが大切です。
  • 照明・空調・天井高・消防法など様々な制約がありますので、内装業者に移転先オフィスの現地調査を必ず実施してもらいます。

新たに購入するものは見積書により金額を確定させます (お支払い条件も確認)

納期や納品の時期を確定します

廃棄するものも決定します。

  • 産業廃棄物の場合が多いので、廃棄の方法と費用も確認します。
  • リアライズでは実績のある専門の内装業者のご紹介も行っております。

OA機器移設の手配

専門業者に移設の手順などを確認します

  • 移設後の調整やテストランがあります。

見積書により金額を確定させます

電話・FAXの移設の手配

NTTなどに移設の連絡

電話架設の申込(既契約の電話の移設・新規申込)・番号変更の場合は移転案内の申込

専門業者に移設の手順を確認します

見積書により金額を確定させます

引越しの手配

引越し業者に引越しの手順を確認します

  • 養生についてもご確認ください。 移転時にビルを傷つけた場合、思わぬ損害が発生します。

見積書により金額を確定させます

各部署ごとに移転責任者を決め、搬出搬入する物品の順序などを決めます

社内印刷物の作成

仕様変更するものがあるか検討します

各印刷物の納期や作成スケジュールを確認します

見積書により金額を確定させます

2ヵ月前にやること

移転の準備

原状回復工事の手配

原状回復工事の内容の確認と確定

見積書により金額を確定させます

原状回復工事のスケジュールを決めます

移転挨拶状の手配

送付先リストの作成と部数の確定

印刷業者へ移転挨拶状の手配

  • 校正のときに新住所・新電話番号に間違いがないか確認してください。

内装や設備工事の着手

事前に貸主に工事申請書を提出して承諾を取ります

新オフィスの鍵などの引渡しを受け、現地で機械警備などの操作説明を受けます

音や振動の出る工事などは土曜日・日曜日に限られる場合もありますので、その点も事前に確認します

  • 一般的に内装工事の着手は賃貸借期間の開始日以降となります。内装工事が少ない場合は移転日の1~2週間前に工事を着手することが多いようです。

新オフィス運用マニュアルの作成

入退館規定

鍵の管理規定

安全管理システム

空調の使用規定

ゴミなどの処理方法

喫煙規定

会議室などの利用規定

駐車場使用規定

移転に伴い変更が必要なものの手配

社員証明書の手配

ゴム印の手配

ホームページの住所・電話番号などの変更箇所の手配

リース会社へ変更手続き

定期購読の新聞・雑誌の配達切り替え

保険などの契約変更手続き

損害保険の加入手続き

社宅など厚生施設関係の変更手続き

各種官公庁への届出の内容の確認とスケジュール化

  • 移転日が近づくにつれ多忙になってきますので早めに準備をしておきます。

1ヵ月前にやること

移転の準備 引っ越し

移転挨拶状の郵送

取引先などに移転挨拶状を郵送します

  • 移転挨拶状は取引先に2週間前には着くようにします。

通勤定期の買い替え

移転に伴い使用駅に変更が生じる場合は、移転日に合わせて事前に通勤定期の買い替えをします

金融機関への連絡

取引金融機関に移転に伴い必要な手続きの内容を確認します

社員に移転説明会の開催

社員に移転説明会を開催します

  • 移転日が近づくにつれ多忙になってきますので早めに準備をしておきます。

梱包

搬出搬入のときに迷わないように、机ごと・キャビネットごとに梱包します。また、所有者や部署が解りやすいようにラベルのカラーを分けるなど目印をつけます

個人の印鑑や重要書類などは個人ごとに運びます

移転日から

引っ越し 入居後の確認

移転作業

移転作業の再確認

事前に「社員に移転説明会」で説明した搬出搬入の順番や注意事項などの再確認を行いスムーズに移転作業が進むようにします。不測の事態が起きたときのための担当者の連絡先を伝達しておくことも大切です。

業者の立会い

引越し業者や内装業者の責任者に立ち合わせることも大切です。

  • 滞りなく作業が進んでいるか関係者と密に連絡を取り合います。

移転日から

関係官庁への届出

手続先 手続内容 提出先 提出期限
法務局 本店・支店移転登記申請書 旧所轄登記所 商業法人係 移転日から2週間以内
税務署 1. 事業年度、納税地、その他の変更届出書
2.給与支払事業所等を開設・移転・廃止届出書
新・旧納税地所轄税務署 1.異動後遅滞なく
2.移転日から1ヶ月以内
都道府県
税事務所
事業開始等申告書 旧税務事務所 事業開始日より10日以内
社会保険 事務所 適用事業所所在地・名称変更(訂正)届 旧社会保険事務所 5日以内
公共職業 安定所 事業主事業所各種変更届 新所轄事務所適用係 変更のあった日から10日以内(速やかに)
労働基準 監督署 1.労働保険
・ 名称・所在地等変更届
・同一管轄内での移転はその所轄監督署
・同県内で管轄外へ移転は新所轄監督署
・県外へ移転の場合は旧所轄監督署へ廃止届、新所轄監督署へ成立届出  
速やかに
・労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書・労働保険関係成立届 ・移転後保険関係成立した日の翌日から10日以内
・移転後保険関係成立した日から50日以内
2.労働基準法に関するもの 適用事業報告、就業規則届、時間外・休日労働に関する協定届 新所轄監督署へ新規として提出 移転後、遅滞なく
3. 安全衛生法に関するもの 新所轄監督署へ新規として提出 移転後、遅滞なく
消防署 防火管理者選任届出書 新所轄消防署予防課 遅滞なく
郵便局 転居届 旧受持郵便局 転居判明後(速やかに)
警察署 車庫証明 新所轄警察署  

※詳細につきましては関係官庁にご確認ください。
○加入団体などの手続きなども行います。

新オフィス運用状況の確認

オフィス運用マニュアルに基づき機能的にオフィスが運用されているか確認します。
問題が発生している場合は運用マニュアルの見直しなどで調整します。

原状回復の着手と完了

原状回復が完了したら、貸主・工事業者と三社で立会い完了状態を点検します

前オフィスの契約終了

鍵など貸与を受けていたものを貸主に返還します

前オフィスの預託金の返還

預託返還時に前オフィスの預託金の預り証を貸主に戻す場合がありますので事前に確認します

事前に解約に伴う金銭の精算書をもらい内容の確認をします。

※タイムスケジュールは移転の規模や内容により大きく変わる場合もあります。

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